第一章 总 则
第一条 为规范学校印章、介绍信的管理，维护学校合法权益，根据国家有关法规，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 学校办公室是全校印章、介绍信的归口管理部门，负责学校各级各类印章的刻制、启用和废止，负责学校印章、介绍信的使用和管理，指导监督校内各单位印章、介绍信的使用和管理。
第二章 印章的刻制、启用与废止
第三条 各学院、各部门、各单位刻制印章，须依据机构设置的文件，由学校办公室核审后刻制。下设（含挂靠）机构确因工作需要刻制印章的，由各单位提出书面申请，经学校办公室审核并报分管校领导同意后刻制。
第四条 因机构名称变更或年久磨损变形需重新刻制印章的，由各单位提出书面申请、负责人签字同意，经学校办公室核审后刻制。
第五条 印章刻制由学校办公室统一确定形式、规格、材质，并开具联系函，到公安机关指定的刻字机构刻制。任何单位和个人不得私自刻制公章。
第六条 印章的启用和废止由学校办公室验印登记行文生效。废止停用的印章由学校办公室封存归档。
第七条 印章遗失，有关单位应立即办理挂失手续，由学校办公室宣布印章作废，并严格按本规定重新刻制。
第三章 印章的使用范围
第八条 学校印章的使用范围：
（一）中共江汉大学委员会印章用于以学校党委名义印发的各类公文，对外报送的各类材料，入党志愿书，政审材料等。
（二）江汉大学印章用于以学校名义印发的各类公文、对外报送的各类材料，各类证件、证书、聘书、通知书，各类科研项目、成果、专利的申报书、任务书，签证审批、海关免税、控购物资、基建报批等各类材料等。
（三）江汉大学钢印用于师生各类证件证书的照片压印。
（四）校领导名章用于有关证书、聘书、报表、合同、协议、责任书、任务书、委托书、申报表、审批表以及以校领导名义签发的信函等。
（五）江汉大学合同专用章用于以学校名义对外签订的各类合同、协议书等。
（六）江汉大学仪器设备合同专用章用于学校签订采购仪器设备、软件服务的合同、协议等。
（七）江汉大学干部人事档案专用章用于学校干部人事档案管理。
（八）江汉大学财务专用章用于以学校名义从事的各种经济活动等。
（九）江汉大学收费专用章用于学校对内对外收费。
（十）江汉大学会议专用章用于经学校同意召开的全校性会议及有关工作（专业）会议通知。
第九条 校内各单位印章的使用范围：
（一）江汉大学学校办公室印章用于以学校办公室名义印发的各类公文、材料以及对外联系工作的各类文书。
（二）各学院、各部门、各单位印章主要用于本单位职责范围内处理公务、内部发文、校内联系工作、与校外对口单位业务往来等。
（三）校内各单位公章均不得对外使用在请示、报告等具有上行性质的文书上。除财务专用章、收费专用章外，各类印章不得用于发票和收款收据。
第四章 印章的使用程序
第十条 以学校党委、行政名义印发的各类公文，必须先由有关职能部门负责人初审（必要时需相关部门负责人会签）、学校办公室审核后，由校领导签发用印。
第十一条 以学校名义签订的合同、协议书等，须经法律事务室审核后，由校长或委托人签字用印。
第十二条 有关教学、科研等的各类研究报告、成果鉴定、项目、成果和奖励申报、专利申请，基建、维修项目申报，仪器设备进口报关、申请免税，副处级和副高职称以下人员出国（境）审批，外籍教师、留学生等外事手续，固定的财务、统计报表等各类常规性材料和证明性材料，经分管校领导授权的相应职能部门主要负责人签字同意后，指派专人承办，到学校办公室用印。
第十三条 工作证、学生证、毕业证、学位证、毕业证明书、学位证明书、结业证、肄业证、荣誉证、退休证及各类聘书、学生录取通知书等，由相关部门统一造册，部门主要负责人签字，指派专人承办，经学校办公室审核后用印。
第十四条 需以学校或学校办公室名义发出的公函，应按规定格式打印，由相关学院、部门或单位主要负责人签字（必要时经校领导签字）同意后用印。外文函件还须外事处负责人会签。
第十五条 学校师生员工因私的各类文字材料须先经其所在单位、有关部门审核，并出具证明或负责人签署意见后，方可用印。
第十六条 向外刊登广告和有关学校的文字材料，须经校党委宣传部审核，并将原文送分管校领导审批后用印。
第十七条 校领导交学校办公室保管的私人名章，除已经校领导本人授权或会签的文件外，临时用印由学校办公室请示私章领导本人或分管校领导同意后用印。
第十八条 特殊情况下急需使用学校印章时，可在请示校领导或征得相关职能部门主要负责人同意后先行用印，事后补办手续。
第五章 印章的管理
第十九条 学校授权学校办公室管理和使用中共江汉大学委员会印章、江汉大学印章和钢印、校领导名章、江汉大学合同专用章、江汉大学会议专用章，授权教学服务与设备保障中心管理和使用江汉大学仪器设备合同专用章，授权党委组织部管理和使用江汉大学干部人事档案专用章，授权财务处管理和使用江汉大学财务专用章、江汉大学收费专用章。各学院、各部门、各单位及其下设（含挂靠）机构的印章由各单位负责管理。
第二十条 印章的管理要求
（一）加强管理。各单位党政主要负责人是本单位印章管理的第一责任人。各单位要做好用印登记，对用印时间、用印单位、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记备查。重要事项用印应根据职责分工经本单位分管（联系）校领导批准。要指定专人管理及使用印章，印章管理人员工作变动，应及时重新确定管理人员并做好交接手续。
（二）规范用印。印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用章时应认真审阅有关材料，了解用章内容，严禁未经批准擅自用印，严禁在空白介绍信、单据或纸张上用印。印章一般应盖在公文落款的单位名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正清晰。用印时间为工作日正常上班时间，寒暑假期间用印时间为值班时间，国家法定节假日、双休日用印需提前申请。
（三）妥善保管。各单位印章的存放及使用地点均在该单位办公室内。未经该单位主要负责人批准，不准在办公室以外地点存放或使用。
第二十一条 未经批准，不得携带印章外出。确因需要外出会印的，经批准后由印章管理人员负责并确保印章安全。
第二十二条 严格执行“谁签字，谁负责”，各单位负责人在批准用印时要认真审核、严格把关。因印章管理或使用不当造成损失的，视情节轻重对责任人与当事人进行批评教育直至党纪政纪处分。造成重大损失的，追究责任人及当事人法律责任。
第六章 介绍信的使用和管理
第二十三条 师生因需要出具介绍信的，由各学院、各部门、各单位出具加盖本单位印章的介绍信。需使用学校介绍信的单位或个人，应持有本单位骑缝章的介绍信，交学校办公室审核后，加盖学校印章。
第二十四条 各学院、各部门、各单位介绍信须由专人管理，专人填写，不得开空白介绍信。开错、作废的介绍信原样保存。领用新介绍信，须将已用完介绍信的存根交学校办公室，以旧换新，学校办公室登记好新介绍信编号。
第七章 附 则
第二十五条本办法由学校办公室负责解释。
第二十六条本办法自2014年1月1日起施行，原《江汉大学行政印章介绍信使用和管理规定》（江校〔2002〕82号）同时废止。
