第一章 总 则
第一条 为适应工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作效率和公文质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校及各基层党委（党总支），各学院（部）、各部门、各单位（以下简称“各单位”）公文处理工作。相关研究院所和附属单位可参照本办法执行。
第三条 学校公文是学校在党务工作和行政管理中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 学校公文处理工作包括对学校公文和校外来文的处理工作。
第六条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委、行政、学校办公室名义制发的各类公文，并负责对各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位须高度重视、认真做好公文处理工作，应配备专兼职人员从事公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。
第二章 公文种类
第七条 学校常用公文的种类包括：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”及保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关标志一般单独用主办机关名称，也可并用联合发文机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第九条 公文版式参照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行（模板见附件2）。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，坚持少而精；讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条 学校公文的行文关系，根据隶属关系和职权范围确定，遵循以下规则：
（一）学校办公室根据授权可以向各基层党委（党总支）和各学院（部）、各部门、各单位、附属单位行文，可以代表学校对外正式行文。
（二）中共江汉大学纪律检查委员会、江汉大学工会委员会、共青团江汉大学委员会按照工作职责可以分别向各基层党委（党总支）、二级工会、学院团委行文，可以向对应的上级主管机关行文。
（三）各单位按照职责分工，可以函件形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项；向学校党委、行政请示和报告工作；也可面向校内发布业务范围内的公文，一般以通知的形式布置具体工作、公布相关内容。涉及多个单位的，可由一个单位牵头，联合行文。
（四）校内各单位一般不对外正式行文。确需行文的，只限在职责范围内与业务对口单位的工作联系、开具相关证明等。
第十三条各单位向学校行文，应遵循以下规则：
（一）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，不得多头主送。如需同时送其他部门，应当用抄送形式。“请示”应附注联系人。
（二）“报告”中不得夹带请示事项。
（三）属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题，各单位应当直接报送职能部门处理，一般不直接报送学校；特殊情况需直接报送的，应同时抄送有关职能部门。各职能部门对职权范围内的事情，应认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延；确需报送学校研究解决的，应事先提出具体意见或方案。
（四）除校领导直接交办事项外，不得直接向校领导报送公文，应由学校办公室转呈。
（五）中共江汉大学纪律检查委员会、江汉大学工会委员会、共青团江汉大学委员会按照工作职责向对应上级主管机关行文，必要时应抄送学校。
第十四条 对不符合行文规则的公文，学校办公室可退回报送单位。
第五章 公文拟制
第十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十六条 各单位应重视公文起草工作，不断提高公文起草水平。公文起草应做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，并同现行有关公文相衔接。
（二）公文起草前，应深入调研，充分论证。起草重要公文，应事先征求分管校领导意见。
（三）坚持必要性原则，可不发的公文一律不发。职能部门职责范围内，可以本部门名义制发的，不送学校发文。
（四）文种正确，格式规范，内容简洁，主题突出，表述准确，文字精炼。
（五）起草的公文，如属上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后以便审核。
（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位应送相关单位主要负责人会签。对于公文内容有不同意见的，起草单位应与相关单位协商，取得一致意见后再行文。
（七）如对公文印发日期有要求的，起草单位应早于拟印发日期7个工作日将公文文稿交学校办公室审核。
公文起草后，起草人应认真填写江汉大学党委、行政或学校办公室发文签发单，注明公文标题、主送和抄送单位、主办单位、拟稿人、印发份数、校对人等信息。起草单位主要负责人须对起草的公文进行审查把关，并签署具体意见。如需会签的，会签单位主要负责人须签署具体意见。
第十七条 公文起草完毕应进行审核。以学校党委、行政、学校办公室名义行文，须将公文文稿和文件签发单交学校办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）是否符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关有关精神，是否同现行有关公文相衔接。
（三）文种是否正确，是否符合行文规则；主题是否明确，格式是否符合规范；正文结构是否严谨、层次是否清晰，提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字表述是否准确、精炼。
（四）涉及多个部门职权范围的事项是否协商一致。
审核包括初审、核稿、复审、拟办等环节。经初审不宜发文的公文文稿，由学校办公室退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由学校办公室退回起草单位，由起草单位修改后重新报送。对初审符合基本要求的公文文稿，由学校办公室核稿，对其进行修改和完善。核稿完毕后，由学校办公室主要负责人进行复审并提出拟办意见。
第十八条 凡以学校党委、行政名义制发的公文，由学校办公室负责审核后呈送有关校领导签发。一般业务性专项文件，由主管该项工作的校领导签发；综合性文件、重要文件等，由校党委书记、校长签发。以学校办公室名义制发的文件，由学校办公室负责人签发或签署意见；签署意见的，按照意见由相关校领导签发。各单位制发的公文，由单位主要负责人签发。签发要签署意见、姓名和完整日期。
第六章 公文办理
第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十条 收文办理包括签收、登记、承办、传阅、催办、答复等程序。
（一）对校外来文，公文办理人员应严格履行签收、登记程序，根据来文内容和阅读范围分文，按办件和阅件分别贴上公文处理单或传阅单，交学校办公室负责人提出拟办意见，并及时分送有关校领导阅批或有关单位办理。领导阅批后，公文办理人员送承办单位承办或组织传阅。任何单位和个人接到承办公文后，应按照领导批示和公文要求，认真负责，迅速办理，不得推诿敷衍，拖延积压。公文处理人员对经办的公文，要及时催办，并将检查办理情况及时汇报，以防漏压误事。
各单位参加校外各类会议所接收的公文，应在返校后3个工作日内送交学校办公室进行收文、登记、办理；急件或急需办理的重要文件，相关单位应当先口头报学校办公室，并于会议结束后当天或第二天送交学校办公室进行收文、登记、办理。
（二）对各单位通过学校办公室呈送校领导的请示、报告，学校办公室公文办理人员应严格履行签收、登记程序，附上公文处理单，交学校办公室负责人提出拟办意见，并呈送有关校领导阅批。校领导阅批后，公文办理人员应及时将阅批意见告知来文单位。
第二十一条 发文办理主要包括复核、登记、排版、校对、印制、用印、核发等程序。
（一）复核。已经发文单位负责人签批的公文，印发前应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。需作实质性修改的，应报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。发文字号参照《江汉大学公文发文代字》（附件1）。以学校党委、行政、学校办公室名义正式行文的，发文代字由学校办公室编制、管理，其他公文发文代字由各单位编制、管理。
（三）排版。按照本办法第三章的要求编排公文格式并打印样稿。
（四）校对。起草单位和起草人负责对打印样稿进行校对。校对人原则上与起草人应是同一人，确需换人的，由起草单位分管负责人向学校办公室报告。校对时一般不得对领导签发稿再作修改，确需修改的，应征得签发人同意。
（五）印制。公文印制须确保质量和时效，原则上不印制纸质文件。确需纸质文件的，须在发文签发单上明确份数，并履行文件领取手续。公文印制完毕后，一般不予加印。
（六）用印。印章应与发文机关署名一致，用印时居中下压发文机关署名和成文日期，做到印章端正、字迹清晰。
（七）核发。公文印制完毕后，应对成品公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
以学校党委、行政、学校办公室名义制发的公文，由学校办公室组织履行发文办理程序。以各单位名义制发的文件，由本单位参照本办法履行发文办理程序。
第二十二条 公文及有关材料应当及时立卷、归档。上级来文，由学校办公室立卷、归档；以学校党委、行政名义制发的公文，由学校办公室立卷、归档，归档材料包括发文签发单、校对修改稿及定稿（一式三份）等；各单位制发的文件由本单位立卷、归档。当年签发的公文在归档前如需加印，须在学校办公室办理登记。公文归档后，应按照学校档案管理有关规定，及时送交档案馆，单位和个人不得保存应归档的公文。已归档的公文，原则上不再印制；各单位需调阅或复印已归档公文的，按照学校档案管理有关规定执行。
第七章 公文管理
第二十三条 各单位应当重视公文管理工作，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。学校办公室建立机要保密室（阅文室），负责校外来文的管理，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施、设备。
第二十四条 涉密公文的管理，按有关规定执行。
第二十五条 公文的撤销和废止，由学校或上级机关根据职权范围和法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，自废止之日起失效。
第二十六条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需归档的公文整理立卷后移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十七条 电子文件管理工作另行规定。
第八章 附 则
第二十八条 本办法自印发之日起施行，其中新的发文代字自2025年1月1日起施行。原《江汉大学党政公文处理办法》（江办〔2014〕39号）同时废止。