第一章 总 则
第一条 为了加强学校电子文件规范管理，促进电子公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《电子文件管理办法》（厅字〔2023〕17号）、《教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》（教科信函〔2021〕13号）的有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称电子公文，是指通过计算机等电子设备形成、传输、办理和存储的信息记录，与传统载体文件具有同等效力。
第三条 电子公文处理遵循全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。电子公文的文种、格式、行文规则参照现行颁布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。
第四条 学校电子公文处理通过校园网或针对本校网络环境而开发的移动终端进行，电子公文处理软件目前采用“江汉大学办公自动化（OA）系统”（以下简称“OA系统”）。
第五条 凡涉及国家秘密、工作秘密的公文不适用本办法。
第二章 管理机构及职责
第六条 学校办公室是学校电子公文处理的主要管理机构，电子公文的收文办理、内部请示和发文办理流程，由学校办公室依照各部门职能和校领导的分工对OA系统进行设定，按照学校公文处理办法相关规定进行。
第七条 各学院（部）、各部门、各单位（以下简称“各单位”）须高度重视并认真做好电子公文处理工作，以精准、完整、及时为准则，处理电子公文正文、附件、留言等各环节内容。
第三章 全过程管理
第八条 电子公文的形成、传输交换、使用办理、存储、利用、归档、处置等全过程管理，应当符合有关法律法规以及国家标准的要求，确保电子文件始终处于受控状态，确保电子文件真实、完整、可用、安全。
第九条 上级和非隶属单位普通来文，需要以电子公文形式流转的，由机要员进行数字化处理后，进入OA系统公文办理流程。依据相关流程，各单位在接到公文时应及时办理。
第十条 以学校名义对外和向下级行文，由发文主办单位在OA系统中创建电子文稿，启动发文办理流程。各单位发起的电子公文，须包含各充分要件，文件正文、附件及相关支撑性材料应符合公文规范，标题清晰、表达清楚、文字准确、言简意赅。
第十一条 文件应严格按照办事流程和责任分工，做好会签部门的意见征求。流程中每一环节的办理人应在OA系统中及时完成对应工作，并留下相关处理意见。公文处理须全程留痕。
第十二条 为确保公文处理效率，各单位各级领导和工作人员应经常进入OA系统，及时处理待办事宜。
第十三条 学校公文存档应以纸质载体为基础，电子文档为必要补充，电子公文与纸质公文互为镜像。
第十四条 电子公文按照其信息公开属性，或根据档案管理部门要求，定期归档管理。
第十五条 不具备归档和存查价值的电子公文或办事流程，经学校办公室负责人批准，可以销毁。电子公文的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。
第十六条 电子文件管理的全过程应当符合网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理、密码管理等有关法律法规要求。
第四章 电子公文的效力
第十七条 学校对外发文的报送采用纸质形式，办理过程可通过OA系统或线下审批完成。纸质版与电子文档具有同等效力。
第十八条 校内发文，各单位可从OA系统打印已发布的公文之纸质形式，作为至学校其他部门或有关场合办理相关事项的说明，办事部门应通过OA系统核验该纸质版是否与电子公文一致。
第十九条 学校保密委员会对电子文件保密管理工作进行监督检查。
第二十条 有下列情形之一，应当依规依纪追究责任，涉嫌违法犯罪的，按照有关法律规定处理：
（一）不按照规定提供、接收、采信、归档、移交电子文件的；
（二）损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的；
（三）擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的；
（四）其他因故意或者重大过失造成电子文件失控、失存、失用的。
第五章 附 则
第二十一条 本办法由学校办公室负责解释。
第二十二条 本办法自印发之日起施行。