江汉大学办公自动化系统管理办法（试行） 第一章 总 则 第一条 办公自动化系统（Office Automation，以下简称OA系统）是覆盖校、院（系）、直属单位、各党政职能部门的综合性行政管理系统，是数字化校园的重要组成部分，是学校推行无纸化办公、提升信息化管理水平的重要平台与载体。为保障学校OA系统顺利推广应用、安全稳定运行和科学规范管理，制定本办法。 第二条 学校按照“统筹规划、分步实施、信息共享、服务用户、便捷高效、保障安全”的原则建设OA系统。 第二章 系统的结构功能 第三条 学校OA系统参照教育部办公自动化系统的技术平台要求，采用纯J2EE的平台架构，具有开放的体系与接口，支持跨平台运行。采用浏览器/服务器（B/S）结构作为基本运行平台和信息交换基础。 第四条 学校OA系统服务器用于存放所有办公数据和文件信息。浏览器用于展现和处理这些数据信息的窗口，供学校领导、机关部门、学院及直属单位进行信息的查阅、输入、修改、传送与发布等。 第五条 学校OA系统涉及的客户计算机，其最低要求配置需满足Windows98/2000/XP/Vista等系统的正常运行并与校园网连通，且硬盘盈余空间在200MB以上。 第六条 系统组成及功能：本系统由公文管理、信息管理、归档文件管理、会议（活动）管理、内部交流、信访管理、督察督办、法律事务、日常事务管理、知识信息管理、校务公开、江汉大学董事会、校友会管理和系统管理与维护等14个子系统组成。 第三章 组织机构与职责 第七条 学校OA工作由校办公自动化系统建设领导小组负责规划和组织实施，校长办公室负责具体的协调与管理工作。结合数字化校园建设目标，制定系统建设计划并组织实施；制定系统的有关管理制度，实行严格管理，保证系统规范、有序运行。 校长办公室设校级OA系统管理员1名，具体负责系统日常运行的管理，制定系统建设方案，组织开展对各单位系统管理等相关人员的培训工作。 第八条 学校各学院、各部门、各单位是OA系统的使用单位，要确定1名处级领导干部分管本单位OA工作。同时指定1名公文管理（定密）责任人和1名OA系统管理员，负责本单位OA系统管理和日常办公信息的处理。 第九条 OA负责人工作职责： (一)负责本单位办公自动化系统的规划和建设； (二)组织完成学校办公自动化建设和应用推广的各项任务； (三)负责组织本单位使用系统人员的培训； (四)负责本单位办公自动化系统的安全和保密工作； (五)对本单位公文管理（定密）责任人和OA系统管理员的工作进行督促和检查； (六)负责本单位办公自动化工作其他有关事宜。 第十条 公文管理（定密）责任人工作职责： (一)负责本单位OA系统电子文书信息（待办公文、正式公文、会议申请等）的传递、分发、清理及内部归档等方面的办理与管理工作； (二)负责本单位与其他单位在OA系统中非涉密电子公文（信息）的互相传递（发送、接收）工作，确保信息处理及时、准确、畅通； (三)负责本单位涉密公文（信息、资料）的定密审批工作。 第十一条 OA系统管理员工作职责： (一)负责本单位在办公自动化系统中信息的维护，保证单位组织机构信息和人员信息以及用户管理范围、公文管理（定密）责任人等系统信息设置的完整与准确； (二)负责培训和指导本单位人员对办公自动化系统的使用操作； (三)妥善保管密码，防止失窃失密； (四)确保本单位办公网络安全、畅通； (五)接受学校办公自动化建设和应用管理单位的业务指导； (六)处理本单位办公自动化工作其他有关事务。 第四章 系统的信息管理 第十二条 学校OA系统中的信息主要分为事务文书信息、公文信息和公共信息。 第十三条 事务文书信息由有权限的单位用户发布，供所有用户浏览。发布者对发布的信息的准确性、合理性和规范性负责。 第十四条 学校OA系统中各种公文的处理应严格执行国家、省市和学校有关规定。各单位在OA系统中发布信息，须经本单位负责人审核同意。单位负责人须对本单位在系统中发布的通知、简报等文书内容严格把关，并对其真实性和严肃性负责。 第十五条 以电子文件形式在OA系统中流转、发布的各类校内公文，学校原则上不再使用和接收各单位就其制作的纸质公文。学校电子公文与原有纸质公文具有同等效力。 第十六条 各单位OA系统管理员应加强对本单位系统信息的维护与管理，及时添加、删除或修改本单位的有关系统信息，确保系统信息准确、完整与及时。 第十七条 各单位公文管理（定密）责任人应在每个工作日的上班时间登陆OA系统，及时、准确处理各类文书信息，确保学校政令畅通。 第十八条 学校OA系统是全校网络办公系统，应维护其严肃性，不得在系统中随意发布各类与办公无关的信息。私人书信来往或信息交换应通过学校校园网邮件系统进行。 第五章 系统的用户管理 第十九条 学校OA系统用户根据不同的工作职能，拥有不同的权限。学校逐步扩大OA系统使用的用户范围，逐步向全校教职工开放。 第二十条 学校OA系统用户分为普通用户和管理员用户。每个用户拥有唯一的用户名。因初设用户口令相同，初始用户登录后应尽快修改，以确保用户安全。 第二十一条 学校OA系统普通用户享有使用自己权限范围内的系统功能模块，同时有责任及时阅知系统文件信息，阅办系统办理流程中的待办文件。普通用户超过3个月不登陆OA系统时，其帐号将被自动冻结。 第二十二条 学校OA系统管理员用户是以校属各单位命名、拥有网上处理单位事务权限的用户。管理员用户应正确、合理地使用系统分配的权限，及时、准确地处理系统文件信息，积极协助学校开展OA系统的应用推广工作。 第二十三条 学校OA短信系统可根据各单位工作需要，由用户自行在OA用户设置中添加短信号码并将手机号码报校OA系统管理员。短信平台原则上只对学校各类会议、紧急事务等给予通知，各单位短信的发送由OA系统管理员负责向校OA系统管理员申报，会议通知可在申请会议时注明需短信通知。 第二十四条 学校各单位OA系统管理员用户由校长办公室统一注册、修改、删除，普通用户由各部门系统管理员负责注册、修改、删除；跨部门人员调动，由校长办公室OA系统管理员统一负责修改。 第六章 系统的安全管理 第二十五条 学校OA系统所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》和市委办公厅市政府办公厅《武汉市机关单位保密管理暂行规定》（武办文〔2008〕45号），严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》、《江汉大学办公自动化公文（信息）安全管理规定》（江党办〔2009〕30号）及校园网络管理的有关规定。 第二十六条 学校对OA系统的安全实行单位领导责任制。各单位主要负责人对本单位OA系统信息的安全保密工作负责。 第二十七条 学校OA系统所有用户不得利用系统从事危害国家、集体和他人合法利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。 第二十八条 学校OA系统所有用户应按规定权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人非法获取口令打开系统数据库获取信息、滥发信息、恶意增删资料或干扰公文运转。因口令丢失或被盗用而引起的后果，由用户本人承担。 第二十九条 学校OA系统所有用户均负有对系统信息保密责任，对于存有密点的公文、信息由各单位公文管理（定密）责任人审批确定后均不能上网，学校OA系统所有用户均不得在OA系统流转涉及国家、学校工作秘密的文件和发布不宜公开的信息。 第七章 系统的技术保障 第三十条 网络中心是学校OA系统环境的技术保障部门。具体负责系统开发与建设的硬件环境保障、系统运行及数据库服务器维护的技术支持。 第三十一条 校内各单位与学校OA系统服务器连接的校园网络的正常运行，由网络中心负责提供技术支持。 第三十二条 学校OA系统中所需办公软件的使用，必须遵守知识产权的有关法律法规。 第八章 责任追究 第三十三条 为保障学校OA系统硬件、软件的正常运行和信息安全，所有用户应严格遵守本办法的规定。否则，学校将视其情节追究相应的责任。 第三十四条 学校将OA系统的推广使用情况纳入各单位年度目标管理考核指标。不执行或怠于执行本办法规定，影响OA系统文件信息正常接收、处理，导致工作不能正常进行的，学校对单位予以通报批评，对有关责任人及单位纳入学年考核中处置。 第三十五条 违反本办法的规定，给国家、集体或他人合法权益造成损失的，应当依法承担法律责任。 第九章 附 则 第三十六条 本办法由校长办公室负责解释。
